البيانات هي شريان الحياة لمجتمع اليوم ، لذلك من الطبيعي أن يتركز الكثير من الاهتمام على أدوات قواعد البيانات المختلفة. لهذا الغرض ، نلقي نظرة على Microsoft Access. تتناول هذه المقالة النقاط المهمة المتعلقة بـ Microsoft Access مثل ما هو Microsoft Access ، والفرق بين Microsoft Access و Excel ، ومزايا وعيوب Microsoft Access وكيفية استخدام Microsoft Access.

ما هو Microsoft Access؟

Microsoft Access هو نظام إدارة قواعد بيانات شهير أنتجته شركة Microsoft وهو جزء من مجموعة Microsoft Office 365. يجمع Microsoft Access بين محرك قاعدة البيانات العلائقية من Microsoft وأدوات تطوير البرامج وواجهة المستخدم الرسومية (GUI). تم نشر البرنامج لأول مرة في نوفمبر 1992.

يعد Microsoft Access أيضًا أول برنامج قاعدة بيانات في السوق لنظام التشغيل Windows.

يمكّن Microsoft Access مستخدمي الأعمال والمؤسسات من إدارة البيانات وتحليل كميات كبيرة من المعلومات بكفاءة. يوفر مجموعة من إمكانيات قاعدة البيانات وقدرات البرمجة لإنشاء نماذج يمكن التنقل فيها بسهولة.

يشبه Microsoft Access Microsoft Excel من حيث أنه يمكنك تخزين البيانات وتحريرها وعرضها. ومع ذلك ، فإن Access لديها الكثير لتقدمه.

الفرق بين Microsoft Access و Excel

قبل أن ندخل في الاختلافات بين Microsoft Excel و Microsoft Excel ، دعنا نلقي نظرة على الأخير. Microsoft Excel عبارة عن أداة جداول بيانات تُستخدم بشكل أساسي للمشاريع الفردية وإجراء حسابات مختصرة وبسيطة نسبيًا.

يعمل مستخدمو Excel عادةً مع عدد محدود من خلايا البيانات في وقت واحد ، من بضع عشرات إلى عدة مئات. نتيجة لذلك ، يعد Excel مناسبًا للرسم البياني ونقاط البيانات والحسابات هذه. ولكن بينما يكتب مستخدمو Excel المعلومات مباشرة في جداول البيانات الخاصة بهم ، تعتمد قواعد بيانات Access على الاستعلامات والنماذج المنشأة مسبقًا.

يبرز هذا المخطط المرجعي سهل الاستخدام الاختلافات الرئيسية بين Access و Excel.

لذلك ، باختصار ، إذا كنت تريد أداء وظائف قاعدة بيانات صغيرة الحجم ، فإن جداول بيانات Excel أكثر من كافية. ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى أداة أكثر تعقيدًا وأوسع نطاقًا يمكنها التعامل مع كميات كبيرة من البيانات واستيعاب عدة مستخدمين متزامنين ، فانتقل إلى Access.

كيفية استخدام Microsoft Access

فيما يلي بعض ميزات Microsoft Access الأكثر استخدامًا:

• استيراد البيانات من Excel أو قواعد البيانات الأخرى
• إنشاء نماذج لإدخال البيانات أو عرضها
• تصميم وتنفيذ استعلامات استرجاع البيانات
• تقارير التصميم للطباعة أو التحويل إلى PDF
• إمكانية تفاعل المستخدم مع Access من خلال SQL

مكونات Microsoft Access

يتكون Microsoft Access من المكونات التالية:

الجداول: يخزن Access بياناته في جداول باستخدام تنسيق الصف والعمود. يمكن للمستخدمين إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على جميع بيانات المشروع. تُعرف قاعدة البيانات هذه بقاعدة بيانات "مسطحة".

قواعد البيانات العلائقية: على الرغم من أنه يمكن للمستخدمين وضع بيانات لمشروع في قاعدة بيانات واحدة فقط ، فمن الأسهل عادةً إنشاء جداول متعددة مخصصة لجوانب مختلفة من المشروع. لحسن الحظ ، يمكن ضم كل جدول وربطه ببعضهما البعض ، وهو ترتيب يُعرف بقاعدة البيانات العلائقية.

النماذج: تتيح النماذج للمستخدمين إدخال البيانات في قاعدة بيانات دون الاعتماد على جدول بيانات.

وحدات الماكرو: وحدات الماكرو عبارة عن تركيبات برمجة صغيرة تتكون من أوامر وعمليات توفر الكثير من الوقت.

الوحدات النمطية: الوحدات النمطية هي إجراءات تسمى أيضًا الوظائف التي يمكن للمستخدمين كتابتها باستخدام برامج Visual Basic.

الاستعلامات: تعثر الاستعلامات على معلومات في قواعد البيانات ، وهي أداة مفيدة ، نظرًا لحجم العديد من قواعد بيانات Access.

التقارير: تجعل التقارير عملية فرز البيانات ووضع علامات عليها وتلخيصها وتجميعها سهلة للمشاركة أو الطباعة.

تطبيقات مايكروسوفت أكسس

على مدى العقود الثلاثة الماضية ، أثبت Microsoft Access بشكل متكرر تعدد استخداماته. يمكن لـ Microsoft Access:

1. احفظ البيانات في شكل جدول ، والتي يمكن تعديلها أو تخصيصها لاحقًا وفقًا لاحتياجات المستخدم
2. إدارة الفواتير والحسابات
3. قارن البيانات أو ابحث عن علاقات مشتركة بين البيانات الموجودة
4. إنشاء مواقع قواعد البيانات
5. قم بإنشاء تطبيقات مناسبة للشركات الصغيرة أو الأقسام داخل الشركة أو للاستخدام الشخصي

قاعدة بيانات Microsoft Access

يتكون Microsoft Access من نوعين متميزين من قواعد البيانات:

أولاً ، تقوم قواعد بيانات الملفات الثابتة بتخزين البيانات في ملفات نصية عادية ولا يمكنها دمج جداول متعددة.

ثانيًا ، تقوم قواعد البيانات العلائقية بتخزين البيانات في نماذج مرتبطة ببعضها البعض. على سبيل المثال ، تدعم قواعد البيانات الارتباطية جداول متعددة تنظم النص في أعمدة وصفوف.

بالإضافة إلى ذلك ، تستخدم قاعدة بيانات Microsoft Access أنواع البيانات التالية:

المرفقات: يخزن الملفات مثل الصور الرقمية

رقم تلقائي: يتم تعيينه إما عن طريق Access أو بواسطة المستخدم عند إنشاء سجل جديد

محسوب : إنشاء تعبير يستخدم بيانات من حقل واحد أو أكثر

العملة : تخزن قيم العملات والبيانات الرقمية من واحد إلى أربعة منازل عشرية

التاريخ / الوقت: يخزن معلومات التاريخ والوقت لسنة بين 100 و 9999

ارتباط تشعبي : يخزن مجموعة من الأرقام والنصوص المستخدمة كعنوان ارتباط تشعبي

نص طويل: يُستخدم عادةً لبيانات النص الأبجدي أو الطويل ، حتى 63999 حرفًا.

الأرقام : البيانات الرقمية المستخدمة لتخزين الحسابات الرياضية

كائنات OLE : تتضمن هذه البيانات الصوت والصورة والكائنات الثنائية الكبيرة الأخرى

نص قصير : يخزن النصوص والأرقام غير المستخدمة في العمليات الحسابية

نعم / لا : يخزن القيم المنطقية فقط نعم ولا

مزايا Microsoft Access

يوفر Microsoft Access العديد من الفوائد ، بما في ذلك:

1. يزود المستخدمين بنظام إدارة قاعدة بيانات علائقية يعمل بكامل طاقته في دقائق.
2. يعد استيراد البيانات من مصادر متعددة أمرًا سهلاً.
3. يمكن تخصيصها بسهولة لأي احتياجات شخصية أو احتياجات الشركات.
4. يعمل Microsoft Access Online بشكل جيد مع العديد من لغات التطوير التي تعمل على نظام التشغيل Windows.
5. إنها أداة قوية ومرنة يمكنها التعامل مع أي مهمة صعبة في مكتب أو قاعدة بيانات صناعية.
6. يسمح MS-Access للمستخدمين بالارتباط بالبيانات الموجودة في موقعهم الحالي واستخدام المعلومات للعرض والاستعلام والتحديث والإبلاغ.
7. تركيبه بسيط ومفهوم
8. يسمح للمستخدمين بإنشاء جداول ونماذج واستعلامات وتقارير والتفاعل معها بمساعدة وحدات الماكرو.
9. وحدات الماكرو في Access هي بنيات برمجة بسيطة تساعد المستخدمين على إضافة وظائف إلى قاعدة بياناتهم.
10. تساعد واجهة المستخدم الرسومية (GUI) على تبسيط استخدامها
11. يمكن لـ Microsoft Access Online التعامل مع الاتصالات غير المتجانسة بين العديد من مجموعات البيانات المخزنة على أنظمة أساسية مختلفة.

عيوب Microsoft Access

بالطبع ، لا يوجد تطبيق مثالي. كل منتج له جانب سلبي ، ومايكروسوفت أكسس ليس استثناء. تشمل عيوبه ما يلي:

1. إذا قام عدد كبير جدًا من المستخدمين بالوصول إلى قاعدة بيانات في نفس الوقت ، فقد يؤثر ذلك سلبًا على السرعة والأداء. هناك حد واضح لعدد الأشخاص الذين يمكنهم العمل على قاعدة بيانات في نفس الوقت.
2. فيما يتعلق بالنقطة الأولى ، تعد قاعدة بيانات Microsoft Access أكثر فائدة للشركات الصغيرة والمتوسطة ولكن ليس للمؤسسات الكبيرة.
3. تتوفر أنظمة قواعد بيانات أفضل عند العمل مع البيانات السرية.
4. يفتقر Microsoft Access إلى القوة الموجودة في أنظمة DBMS الأخرى مثل MS SQL Server أو Oracle.
5. نظرًا لأنه يتم تخزين جميع المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات في ملف واحد ، فقد يؤدي ذلك إلى إبطاء إخراج التقارير والاستعلامات والنماذج.
6. على الرغم من أن الحد الفني هو 255 مستخدمًا متزامنًا ، إلا أن الحد الفعلي يتراوح فعليًا من 10 إلى 80 ، اعتمادًا على نوع التطبيق الذي تقوم المؤسسة بتشغيله حاليًا.
7. يتطلب Microsoft Access قدرًا أكبر من التعلم والتدريب مقارنة ببرامج Microsoft الأخرى.

ملحوظة

لا يوجد شيء اسمه حل واحد يناسب الجميع. لكل شخص أو منظمة احتياجاته الخاصة ، لذا فإن ما يصلح لنشاط تجاري ما قد لا يصلح لأخرى. ومع ذلك ، يعد Microsoft Access حلاً ممتازًا لقواعد البيانات للأفراد والشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم والإدارات المستقلة داخل الشركات الكبيرة. يعد هذا البرنامج خطوة مهمة مقارنة ببرنامج Excel. تحقق من ذلك ومعرفة ما إذا كان Access مناسبًا لاحتياجاتك الخاصة.