نظرًا لسهولة تسجيل المعلومات بتنسيق csv أو Comma Separated Value ، وهو مناسب للبيانات المهيكلة ، فإن معظم البرامج التي تنفذ نوع معالجة البيانات تستخدم هذا التنسيق لإدخال المعلومات أو إخراجها. من ناحية أخرى ، يمكن لبرنامج Excel ، كجدول بيانات ، تلقي هذه المعلومات وإجراء معالجة بسيطة للصفوف والأعمدة عليها. لهذا السبب ، في معظم الحالات ، يستخدمون برنامج Microsoft Excel (MS-Excel) لتحرير ملفات csv وتسجيل المعلومات النصية والرقمية. من ناحية أخرى ، فإن قوة الإبلاغ لـ Microsoft Access (MS-Access) كقاعدة بيانات تزيد من الحاجة إلى نقل هذه المعلومات في Access. لهذا السبب ، في هذا النص ، نريد مراجعة كيفية نقل البيانات وتحويل Excel إلى Access وتنفيذ العملية المطلوبة في خطوات.

تحويل Excel إلى Access

كما تعلم ، فإن بنية "جدول البيانات" تعتمد على الجدول. تحتوي هذه الجداول على عدد محدد من الصفوف والأعمدة. هذه البنية مناسبة للدخول والحساب على الخلايا المكونة من تقاطع الصفوف والأعمدة. في هذه الحالة ، يُسمح للمستخدم بإدخال البيانات والقيم بأي طريقة يريدها (صف ، عمود ، خلية) في ورقة العمل. Excel (MS-Excel) هو أيضًا جدول بيانات وبه مثل هذه الميزات.

من ناحية أخرى ، يتم استخدام المكونات الأخرى في "قاعدة بيانات" أو "قاعدة بيانات". تشكل "الجدول" و "النماذج" و "الاستعلام" بالإضافة إلى التقرير والعلاقة بين جداول المعلومات (العلاقات) قاعدة بيانات. نظرًا لأن "Access" (MS-Access) يعتبر قاعدة بيانات ، فإن مثل هذه الأقسام في هذا البرنامج مخصصة لمعالجة البيانات.

على الرغم من استخدام Excel كجدول بيانات شائع لتخزين المعلومات وتسجيلها ، فمن الضروري في بعض الأحيان نقل هذه المعلومات إلى Access لإعداد التقارير. ربما يكون تقييد الأعمدة والصفوف في Excel سببًا لنقل البيانات إلى Access. بهذه الطريقة ، من الضروري استخدام تسهيلات الوصول ، على سبيل المثال ، لإنشاء نماذج الإدخال (النماذج) أو الإخراج (التقرير) وكذلك الاستعلامات (الاستعلام) من مجموعة البيانات. تمت كتابة هذه المقالة لتقديم حل لنقل البيانات من Excel إلى Access.

يمكن رؤية الخطوات والخطوات المتعلقة بتنفيذ هذه العملية أدناه. بالطبع ، لاحظ أن هذه الخطوات قابلة للتطبيق بناءً على إصدار 2016 من برنامج Access. افترض أيضًا أن المعلومات الموجودة في Excel تطابق الجدول أدناه ونحتاج إلى نقلها إلى Access.

من الواضح أن لدينا ثلاثة أعمدة بقيم نصية ورقمية. كل عمود له أسماء محددة والقيم المكتوبة في كل عمود كلها موحدة ومن نفس النوع. على سبيل المثال ، في العمود Age ، يتم تعبئة جميع الخلايا بقيم عدد صحيح ، ولكن في عمودي Last_Name و First_Name ، يتم تسجيل التعبيرات النصية. يوضح الشكل 1 هذه المعلومات في بيئة Excel.

الخطوة صفر: حدود التحويل

قبل أن نقدم خطوات تنفيذ هذه العملية ، سنناقش القيود والشروط التي بموجبها يكون تحويل Excel to Access قابلاً للتطبيق. نظرًا لأن هذه الخطوة اختيارية ، فإننا نسميها الخطوة الصفرية. فيما يلي سنناقش بعضًا من أهم هذه الشروط.

• في كل مرة تقوم فيها بتحويل Excel إلى Access ، يمكنك فقط نقل "ورقة عمل" واحدة من ملف Excel ، ولا يمكنك نقل ملف معلومات Excel بالكامل ، أي "كتاب العمل" إلى Access.
• لا يتم نقل الصيغ والعمليات الحسابية المكتوبة في خلايا Excel إلى Access ، ولكن سيتم تسجيل القيمة المحسوبة فقط في جدول Access. لذلك ، لا تتوقع أن يتمكن جدول Access من إجراء عمليات حسابية مثل Excel.
• أثناء عملية التحويل من Excel to Access ، لن يتم نقل صور ومخططات ورقة العمل مطلقًا. يتم نقل محتويات الخلايا فقط أثناء الترحيل.
• لا تنس القيد في نوع حقول النص للوصول. يمكن أن يحتوي كل حقل نصي على ما يصل إلى 255 حرفًا. إذا كانت محتويات الخلية أكثر من 255 حرفًا ، فسيتم تغيير نوع الحقل إلى "مذكرة".

الخطوة الأولى: تجهيز المعلومات في Excel

التحضير الآخر لنقل الملفات من Excel إلى Access هو تحضير المعلومات في Excel. يجب القيام بذلك بطريقة تتحقق بنية الجدول في Access. نظرًا لأن Excel لا يفرض أي قيود على إدخال البيانات على المستخدم ، فمن الضروري النظر في بنية قاعدة البيانات لنقل البيانات. خلاف ذلك ، قد لا يفهم Access ما تقصده بنقل المعلومات ، وقد لا تكون النتيجة بالطريقة التي تريدها.

يمكن اعتبار القائمة التي تراها أدناه بمثابة قائمة تحقق لمطابقة البيانات لنقلها من Excel إلى Access.

• أولاً ، تأكد من وجود بيانات في الصف الأول من ورقة عمل Excel وفوق كل عمود مباشرةً. سيتم استخدام هذه الأسماء كأسماء "حقل" في جدول الوصول. هذا يجعل معالجة المعلومات لتحويل Excel إلى Access أسهل.
• احذف جميع الصفوف أو الأعمدة الفارغة (بشكل غير مرغوب فيه) التي تم إنشاؤها بين ملف Excel وبيانات المستخدم. يجب أن تتكامل مجموعة البيانات المراد إدخالها في Access ويجب ألا تكون هناك مسافات فارغة بين الصفوف أو الأعمدة.
• احذف جميع القيم التي تحتوي على قيمة الخطأ (على سبيل المثال ،! القيمة #) في Excel. من الأفضل العثور على هذه الأخطاء وتغييرها باستخدام أدوات البحث والاستبدال. من الأفضل قراءة المقالة البحث عن نص في Excel - بلغة واضحة للقيام بذلك بشكل أسرع.
• تحقق من جميع قيم الأعمدة من حيث نوع البيانات (رقمية ، تاريخية ، نصية ، إلخ) وطريقة إدخالها. يجب أن تحتوي جميع القيم الموجودة في العمود على نفس نوع البيانات. يساعد التناسق بين هذه القيم Access في تحديد نوع البيانات للحقول.
• حدد العمود (الحقل الفعلي) في ورقة العمل والذي سيحدد كل سجل بشكل فريد. بالطبع ، ليست هناك حاجة للقيام بأي شيء في Excel ، ولكن في المستقبل ، سيحتاج Access إلى مثل هذا المجال. إذا لم يكن لديك مثل هذا العمود في ورقة العمل ، فسيقوم Access تلقائيًا بتضمين حقل لذلك لتسريع البحث عن الجدول وفرزه.

الصورة 1: طريقة عرض ورقة العمل لتحويل Excel إلى Access

من المفترض أن تكون ورقة العمل هذه هي نفسها ورقة 1 وأن ​​منطقة المعلومات متصلة وتحتوي على ثلاثة أعمدة.

الخطوة الثانية: إجراء عملية النقل

بعد التقيد بالأشياء المذكورة أعلاه والتي من شأنها إجراء نقل ناجح ، حان الوقت لإجراء عملية النقل أو الاستيراد. لهذا الغرض ، ننتقل إلى العملية التالية.

داخل نافذة برنامج Access ومن علامة التبويب البيانات الخارجية في قسم الاستيراد والارتباط ، نضغط على الزر المقابل لأيقونة Excel من القائمة من ملف. يمكن رؤية موقع هذا الزر في الصورة 2.

الصورة 2: تنفيذ الأمر لتحويل Excel إلى Access في الخطوة الأولى

من خلال القيام بذلك ، ظهر "دليل خطوة بخطوة" (معالج) لتنفيذ العملية ، وتم وضع علامة على النافذة الأولى منها على أنها إحضار بيانات خارجية - جدول بيانات Excel. يتم تقديم كل جزء من هذه النافذة أدناه.

الصورة 3: اختيار اسم ورقة العمل وإعدادات الجدول التي تم إنشاؤها في Access

أدخل مسار واسم ملف Excel في حقل اسم الملف ، لذلك يمكنك استخدام الزر استعراض للعثور على موقع واسم الملف الذي تريده. في الجزء التالي من هذه النافذة ، ضع في اعتبارك الخيار الأول ، استيراد بيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية ، لنقل المعلومات النشطة. بهذه الطريقة ، ستصبح ورقة عمل Excel جدولًا جديدًا في قاعدة البيانات الحالية. الخيار الثاني ، الارتباط بمصدر البيانات عن طريق إنشاء جدول مرتبط ، سينشئ جدولًا مرتبطًا بدلاً من إنشاء جدول معلومات وإنشاء اتصال بين ورقة العمل وذلك الجدول. بهذه الطريقة ، كلما تغيرت معلومات ورقة عمل Excel ، سيتغير جدول Access أيضًا.

من خلال تشغيل هذا القسم والضغط على الزر "موافق" ، سيظهر دليل تفصيلي خطوة بخطوة لنقل بيانات ورقة عمل Excel وتحديدها.

الخطوة الثالثة: تحديد الحقول والسمات الخاصة بجدول الوصول

النافذة التي تراها كخطوة أولى في "المعالج" تتوافق مع الشكل 4. في هذه الخطوة ، بتحديد الخيار الأول يحتوي على عناوين الأعمدة ، فإنك تشير إلى أنه يجب استخراج أسماء الحقول من الصف الأول من ورقة العمل. يمكن رؤية معاينة السجل والحقول في الجزء السفلي في شكل جدول. يتم أيضًا استخراج أسماء الحقول ويمكن رؤيتها جيدًا في هذا القسم.

الصورة 4: اختيار أسماء الحقول بناءً على الصف الأول من جدول ورقة العمل

في هذه النافذة ، سننتقل إلى الخطوة التالية بالنقر فوق الزر "التالي". إذا قمت بالنقر فوق الزر "إنهاء" ، فستستمر في العمل وتنفيذ الخطوات التالية ، وفقًا لإعدادات Access الافتراضية ، وسيتم إنشاء جدول المعلومات.

الخطوة 4: تحديد مفتاح نوع البيانات للحقول

كما ذكرنا سابقًا ، يقبل Excel قيم الأعمدة دون أي قيود من المستخدم ، لكن Access له بنية محددة للحقول وقيمها. إذا كان الحقل من نوع رقمي ، فلا يُسمح بإدخال قيم نصية. لهذا السبب ، تم تنظيم طريقة تسجيل المعلومات والحفاظ عليها في Access.

في هذه الخطوة ، نحدد نوع البيانات للحقول. لاحظ أنه إذا قمت بتنفيذ الخطوة صفر بشكل صحيح ، فلن تواجه أي مشكلة في هذا القسم. في الشكل 5 ، يمكنك مشاهدة عرض لنافذة تحديد نوع البيانات في الدليل الخاص بإدخال وتحويل Excel إلى Access.

الشكل 5: تحديد نوع البيانات وأسماء الحقول في نافذة تحويل Excel to Access

في هذه المرحلة ، يمكننا إجراء إعدادات ميدانية في قسم خيارات الحقل. بالنقر فوق كل عمود من أعمدة ورقة العمل المعروضة أسفل الصورة 5 ، نحدد إعدادات "اسم الحقل" و "نوع البيانات" و "المفهرس" لهذا الحقل.. على سبيل المثال ، في هذه الصورة ، يتم تعريف العمود الأول على أنه حقل يسمى الاسم_الأول بنوع البيانات "نص قصير". لاحظ أنه لم يتم إجراء الفهرسة لهذا الحقل.

في الشكل 6 ، يتم تحديد حقل "العمر" بقيم نوع "عدد صحيح". من الواضح أنه يمكن استخدام هذه القيم لإجراء العمليات الحسابية (على سبيل المثال ، الحصول على متوسط ​​عمر الأشخاص).

الشكل 6: تعيين الحقل الرقمي لعمود العمر

ملاحظة: إذا حددت الخيار (عدم استيراد الحقل (تخطي) ، فلن يتم تضمين هذا العمود من ورقة العمل في جدول الوصول ولن يتم النظر في أي إعدادات له.

بنفس الطريقة يمكنك تطبيق الإعدادات المرغوبة لجميع الأعمدة أو بدء الخطوة التالية دون إجراء أي تغييرات على الإطلاق ووفقًا للإعدادات الافتراضية. بالنقر فوق الزر "التالي" ، ستظهر النافذة المتعلقة بمعلمات الحقول في الخطوة التالية.

الخطوة 5: تحديد المفتاح الأساسي للجدول

في هذه الخطوة ، يمكنك اختيار المفتاح الأساسي للجدول المطلوب. إذا لم يكن هناك حقل في ورقة العمل يمكن استخدامه كمفتاح أساسي ، فمن الأفضل إجبار Access على إنشاء مفتاح أساسي (على سبيل المثال ، حقل باسم المعرف بقيم فريدة) عن طريق تحديد الخيار السماح لـ Access بإضافة مفتاح أساسي. انتبه للصورة 7.

الشكل 7: تحديد المفتاح الأساسي لجدول تحويل Excel to Access

من خلال تحديد الخيار اختيار المفتاح الأساسي الخاص بي ، اختر مفتاحًا يفي بشروط المفتاح الأساسي من بين الحقول المتاحة. أيضًا ، سيؤدي خيار عدم وجود مفتاح أساسي إلى جعل الجدول بدون مفتاح أساسي. بعد القيام بهذه الخطوة ، من خلال تحديد زر التالي ، ستظهر الخطوة الأخيرة.

ملاحظة: لاحظ أن المفتاح الأساسي هو حقل له قيمة فريدة ويتم تعيينه لجميع السجلات. غالبًا ما يستخدم هذا الحقل للعلاقة (العلاقة) بين جداول قاعدة البيانات ولتجنب مشكلة التكرار.

الخطوة السادسة: تأكيد الخطوات المتخذة

في الخطوة الأخيرة ، ستختار اسمًا للجدول المطلوب في Access. يمكن رؤية كيفية تحديد الاسم في هذه الخطوة في الصورة 8. لاحظ أنه عند تشغيل Access ، قمت بتوفير اسم لقاعدة البيانات. الاسم الذي تحدده في هذه الخطوة مطلوب فقط لجدول تحويل Excel للوصول.

الصورة 8: الخطوة النهائية وتحديد اسم الجدول

انقر فوق الزر "إنهاء" لإنهاء دليل "إحضار بيانات خارجية - جدول بيانات Excel" خطوة بخطوة.

ملاحظة: باختيار ... أود أن يقوم المعالج بالتحليل ، فإنك تسمح لـ Access بتحليل الجدول الذي تم إنشاؤه وبعد إدخال البيانات ، وتحليلها من حيث التكرار وميزات الجدول المثالي في قاعدة البيانات.

بهذه الطريقة ، ستظهر نافذة أخرى مثل الشكل 9 نهاية العملية. إذا كنت تريد حفظ الخطوات التي تم اتخاذها والإعدادات التي تم إجراؤها في هذا الدليل وتشغيلها مرة أخرى لأوراق عمل Excel الأخرى أو نفس ورقة العمل ، فقم بتمكين خيار حفظ خطوات الاستيراد لحفظ الخطوات المذكورة.

الشكل 9: حفظ الخطوات التي تم اتخاذها لتحويل Excel إلى Access

باستخدام هذا الخيار ، يجب عليك تسمية هذا الدليل خطوة بخطوة وحفظه. لاحظ أنه لتشغيل هذا الدليل خطوة بخطوة (المعالج) مرة أخرى ، يجب عليك تحديد خيار عمليات الاستيراد المحفوظة وفقًا للصورة 2 واختيار اسم الدليل المطلوب من القائمة التي تظهر.

اعرض الجدول الذي تم إنشاؤه في Access

كما ذكرنا ، بعد الانتهاء من خطوات تحويل Excel إلى Access ، يجب إنشاء جدول في قاعدة البيانات. لعرض المعلومات المخزنة في هذا الجدول ، ما عليك سوى النقر نقرًا مزدوجًا فوق اسمها في قسم الجدول لفتح الجدول وعرض معلوماته. في الصورة 10 ، يمكنك مشاهدة مثال للجدول الذي تم إنشاؤه في Access والذي تم إنشاؤه بواسطة هذا الدليل.

الصورة 10: عرض اسم جدول المعلومات في Access

لنفترض أن الجدول الذي تم إنشاؤه يسمى الأشخاص ونريد عرض معلوماته. لهذا الغرض ، نضغط مرتين على اسم هذا الجدول. سيتم فتح الجدول في وضع عرض ورقة البيانات المناسب لرؤية المعلومات. يوضح الشكل 11 معلومات مثل هذا الجدول. انتبه للحقل الجديد المسمى ID. كان هذا الحقل بمثابة المفتاح الأساسي للجدول ، لأن خيارات التكوين تركت حق الوصول لاختيار المفتاح الأساسي.

الشكل 11: عرض بيانات الجدول في Access

كما هو معروف ، يحتوي هذا الجدول على 4 حقول و 5 سجلات. اضغط على خيار (جديد) لإضافة سجل. أيضًا ، إذا كان من الضروري إضافة حقل جديد إلى هذا الجدول ، في العمود الأخير المسمى انقر للإضافة ، اكتب اسم الحقل وضع القيم المطلوبة في الأسطر التالية من هذا العمود.

ملاحظة: تذكر أن هذه الخطوات مخصصة لاستيراد ورقة عمل Excel. إذا كانت هناك حاجة إلى إضافة ورقة عمل أخرى إلى قاعدة البيانات ، فكرر الخطوات الخاصة بورقة العمل هذه.

الملخص و الاستنتاج

تم النظر في الخطوات اللازمة لنقل البيانات وتحويل Excel إلى Access في هذا النص. كما رأيت ، يتم تحويل البيانات خطوة بخطوة ، ولكن قبل ذلك ، يجب أن نلاحظ خصائص جدول المعلومات في قاعدة البيانات في Excel حتى لا تحدث مشكلة أثناء التحويل. من الواضح أنه من حيث حجم وسرعة معالجة المعلومات ، يعد Access أفضل بكثير من Excel ، لكن القيود التي يفرضها على بنية الجداول والتقارير تزعج المستخدمين المبتدئين. على العكس من ذلك ، في Excel ، يد المستخدم مفتوحة ويدخل ويسجل المعلومات بأي طريقة ممكنة. وجود بنية جدولة وحقل وسجل يجعل إعداد التقارير من Access أسهل من Excel. لهذا السبب ، نحتاج غالبًا إلى تحويل Excel إلى Access.